Zorgafdelingen meten de tijd tussen patiënten in minuten.
Een patiënt verlaat de kamer. Het apparaat dat tijdens de ingreep is gebruikt, moet worden gereinigd en gedesinfecteerd. De administratie moet worden bijgewerkt. De volgende patiënt staat al te wachten.
In de meeste discussies over de herverwerking van medische hulpmiddelen ligt de nadruk op infectiepreventie en naleving van de voorschriften, wat natuurlijk essentieel is. Maar er is nog een ander aspect dat veel minder aandacht krijgt:
tijd.
De duur en complexiteit van desinfectieprocedures kunnen onopgemerkt van invloed zijn op hoe efficiënt een kliniek functioneert, hoeveel druk het personeel gedurende de dag ervaart en hoeveel patiënten een afdeling realistisch gezien kan behandelen.
De realiteit van de minuten tussen patiënten
In drukke klinische omgevingen kan de tijd tussen twee patiënten erg kort zijn.
In die periode moeten medewerkers vaak:
• verwijder beschermende afschermingen of afdekkingen
• voer de reinigings- en desinfectiestappen uit
• maak de apparatuur klaar voor de volgende ingreep
• leg vast dat het reinigings- en desinfectieprotocol is uitgevoerd
• maak de behandelkamer klaar voor de volgende patiënt
Dit alles gebeurt met inachtneming van de veiligheidsnormen voor patiënten en zonder dat de planning van de kliniek in het gedrang komt.
Uit onderzoek naar werkprocessen in de gezondheidszorg blijkt keer op keer dat kleine vertragingen in de processen zich in drukke klinische omgevingen snel kunnen opstapelen, met alle gevolgen van dien voor de werkdruk van het personeel en de operationele efficiëntie. De National Academy of Medicine heeft vastgesteld dat inefficiënte werkprocessen en slecht ontworpen systemen belangrijke factoren zijn die bijdragen aan stress en burn-out bij zorgverleners.
Als de taken die bij de overdracht horen meer tijd in beslag nemen dan er tussen twee afspraken beschikbaar is, kan dat de rest van de dag verstoren.
Het herverwerken gebeurt tientallen keren per dag
Veel herbruikbare medische hulpmiddelen moeten na elk gebruik opnieuw worden gereinigd en gesteriliseerd.
Afhankelijk van hoe de apparaten binnen een afdeling worden gebruikt, kan dit neerkomen op tientallen reinigingscycli per dag. Elke cyclus moet volgens vastgestelde protocollen verlopen om een passend desinfectieniveau te garanderen.
Deze protocollen zijn doorgaans gebaseerd op het algemeen erkende classificatiesysteem van Spaulding, dat medische hulpmiddelen indeelt op basis van het infectierisico en de vereiste reinigings- en sterilisatieniveaus.
Ongeacht de gebruikte technologie of methode omvat de opwerking doorgaans een aantal belangrijke stappen:
- Het apparaat vooraf reinigen
- Het desinfectieproces uitvoeren
- Zorgen voor de vereiste blootstelling of inwerktijd
- Het apparaat klaarmaken voor het volgende gebruik
- Bevestiging dat het proces correct is voltooid
Deze stappen moeten tussen de afspraken van de patiënt door consequent worden uitgevoerd.
Wanneer de verwerkingstijd de workflow overschrijdt
Als het desinfectieproces langer duurt dan de tijd die tussen twee afspraken beschikbaar is, worden de effecten vaak geleidelijk merkbaar in plaats van in één keer.
Vertragingen bij afspraken
Als het verwerken van de gegevens langer duurt dan verwacht, kan de volgende afspraak met een patiënt later beginnen. Zelfs een vertraging van slechts enkele minuten kan zich in drukbezochte klinieken in de loop van de dag opstapelen.
Toenemende werkdruk
Klinisch personeel moet vaak een evenwicht vinden tussen patiëntenzorg en het voorbereiden van apparatuur. Wanneer klinieken achterlopen op het schema, kan het personeel de druk voelen om taken snel af te handelen die toch zorgvuldige uitvoering vereisen.
We hebben het gehad over klinische burn-out en hoe een efficiënte werkstroom veel problemen kan helpen verlichten.
Verminderde patiëntencapaciteit
Op termijn kunnen langere doorlooptijden ertoe leiden dat een afdeling minder patiënten per dag kan behandelen. In specialismen waar de vraag groot is, kunnen zelfs kleine capaciteitsverminderingen van invloed zijn op de wachttijden voor patiënten en de flexibiliteit bij de planning.
De uitdaging van variabiliteit in de werkstroom
Een andere uitdaging is consistentie.
Veel protocollen voor het hergebruiken van instrumenten zijn afhankelijk van meerdere handmatige stappen die door het personeel moeten worden uitgevoerd. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het toepassen van de juiste reinigingstechniek, het aanhouden van de juiste inwerktijd en het nauwkeurig documenteren van het proces.
In drukke zorgomgevingen kunnen onderbrekingen en concurrerende prioriteiten het moeilijk maken om in elke cyclus volledige consistentie te waarborgen.
Uit onderzoek naar het ontwerp van gezondheidszorgsystemen en mens-techniek blijkt dat complexe processen die sterk afhankelijk zijn van menselijk handelen, variabiliteit kunnen veroorzaken en het risico op fouten in klinische omgevingen kunnen vergroten.
Wanneer er variabiliteit in een workflow ontstaat, kan dit zowel de operationele efficiëntie als de betrouwbaarheid van de documentatie beïnvloeden.
Het toenemende belang van traceerbaarheid
Naast het correct uitvoeren van desinfectie moeten zorginstellingen steeds vaker ook aantonen dat dit correct is gebeurd.
Wetgevende voorschriften en beleidsregels inzake infectiepreventie vereisen vaak traceerbaarheidsgegevens waaruit het volgende blijkt:
• wanneer de bewerking plaatsvond
• wie de bewerking heeft uitgevoerd
• welk apparaat werd gebruikt
• aan welke patiënt het apparaat was gekoppeld
Wanneer documentatiesystemen versnipperd of handmatig zijn, kan het lastig zijn om deze informatie tijdens audits of onderzoeken boven water te krijgen.
Digitale traceerbaarheidssystemen kunnen helpen om deze informatie te centraliseren en de gegevens op te vragen wanneer dat nodig is. Sommige platforms koppelen bijvoorbeeld desinfectiecycli aan patiënt- en operatorgegevens om zo een volledig dossier aan te leggen voor elke reinigings- en sterilisatiebeurt.
Dit soort traceerbaarheid draagt zowel bij aan het toezicht op infectiepreventie als aan operationele transparantie.
Waarom ziekenhuizen hun werkprocessen voor hergebruik herzien
Nu de gezondheidszorgsector nog steeds te maken heeft met personeelstekorten, een toenemende vraag van patiënten en strengere nalevingsvereisten, herzien veel organisaties de manier waarop het herverwerken van medische hulpmiddelen in de dagelijkse klinische praktijk is ingebed.
In plaats van zich uitsluitend te richten op de desinfectiemethode zelf, stellen ziekenhuizen steeds vaker bredere vragen:
• Past de workflow binnen de praktijk van de klinische planning?
• Kan het proces door verschillende medewerkers op een consistente manier worden uitgevoerd?
• Ondersteunt het systeem duidelijke documentatie en traceerbaarheid?
• Maakt het de bedrijfsvoering eenvoudiger in plaats van ingewikkelder?
Het doel is niet alleen een snellere desinfectie.
Het zijn voorspelbare, betrouwbare werkprocessen die zowel de patiëntveiligheid als de klinische efficiëntie ten goede komen.
Verder kijken dan naleving
Er zijn strenge desinfectienormen om een belangrijke reden: de bescherming van patiënten.
Maar in de moderne gezondheidszorg wordt ook steeds meer belang gehecht aan de systemen die deze normen ondersteunen.
Wanneer de verwerkingsprocessen zijn afgestemd op de klinische planning, kan het personeel zowel de veiligheid als de efficiëntie waarborgen. Als dat niet het geval is, kunnen er in het hele systeem vertragingen, druk en onregelmatigheden ontstaan.
Inzicht in de operationele gevolgen van het hergebruik van medische hulpmiddelen wordt een steeds belangrijker onderdeel van het ontwerpen van zorgomgevingen die zowel infectiepreventie als duurzame klinische werkprocessen ondersteunen.
Maak een afspraak voor een demo
Als u wilt weten hoe wij uw workflow kunnen stroomlijnen, klik dan hier als u in de VS woont. Klik hier als u in een van de meer dan 35 andere landen woont waar wij actief zijn.
.jpg)
