Een praktische gids voor clinici die zich bezighouden met personeelszaken, patiëntenstromen en interne besluitvorming

Een praktische gids voor clinici die zich bezighouden met besluitvorming in ziekenhuizen

Nadat onze meest recente blog veel reacties had uitgelokt.

We hebben verschillende clinici gehad die met soortgelijke reacties kwamen:

“Dat klinkt logisch, maar wij zijn geen verkoopteam. Ons management wil dat wij hen de waarde ervan uitleggen. Wat moeten we doen?”

Dat is een goed punt. Leidinggevenden hebben het druk, ze worden voortdurend benaderd door verkopers. Waarom is UV Smart anders?  

We hebben je pijn gehoord.

Wij zijn er om clinici te helpen de organisatorische impact van de producten van UV Smart duidelijk te maken. Clinici zien elke dag de wrijving, vertraagde endoscopieën, handmatige herverwerking, documentatielast, stress bij het personeel, blootstelling aan chemicaliën, enzovoort. De moeilijkheid is om die realiteit te vertalen naar iets dat resoneert met financiën, bedrijfsvoering, infectiepreventie en biomedische technologie. Wij zijn van mening dat een product een positieve impact moet hebben op elke afdeling. Dit vereist empathie met uw collega's, aangezien u allemaal hetzelfde resultaat nastreeft.

Hieronder vindt u een praktische aanpak die we herhaaldelijk hebben zien werken wanneer clinici UV-C-desinfectie met de UV Smart D60 willen introduceren in budgetbesprekingen zonder dat het gesprek verandert in een productpresentatie.

De belangrijkste verandering is deze:

UV-C moet worden gezien als een strategie voor personeelsbezetting, doorstroming en risicobeperking, en niet alleen als een aankoop voor infectiebeheersing.

Begin met de realiteit op het gebied van personeelsbezetting

Het management weet al dat de personeelsbezetting kwetsbaar is. Wat ze vaak niet zien, is hoeveel klinische tijd er wordt besteed aan vermijdbaar handmatig werk.

Begin met feiten die ze herkennen:

· Lokale leegstandspercentages

· Trends in overuren

· Ziekteverzuim en stressgerelateerd verzuim

· Afhankelijkheid van tijdelijk personeel of uitzendkrachten

Veel van deze gegevens zijn al intern beschikbaar. Als het moeilijk is om toegang te krijgen tot deze gegevens of ze te vertalen, kan UV Smart clinici ondersteunen bij het opstellen van een op maat gemaakte businesscase.

Verbind vervolgens de punten:

Personeelstekorten en burn-outs zijn niet langer tijdelijk. Zonder structurele veranderingen in de werkprocessen verschuift de druk gewoon naar een kleiner aantal mensen, waardoor het risico op personeelsverloop en operationele instabiliteit toeneemt.

Hierdoor wordt UV-C niet langer gezien als 'nieuwe apparatuur', maar als 'hoe kunnen we het personeel dat we nog hebben beschermen?'.

Laat zien waar hoogwaardige medewerkers laagwaardig handmatig werk

Maak vervolgens het onzichtbare zichtbaar.

Breng uw huidige desinfectiewerkstroom voor semi-kritische apparaten in kaart, zoals:

· Echografieprobes

· KNO-scopes

· TEE-sondes

Geef aan waar tijd verloren gaat:

· Transport van apparaten naar centrale verwerking

· Wachten op beschikbaarheid of in de wachtrij staan voor cycli

· Handmatig omgaan met chemicaliën en afvegen

· Logboekregistratie, documentatie en nalevingsmaatregelen

Afzonderlijk lijken deze stappen klein. Samen kosten ze echter uren aan deskundige klinische tijd per week, vertragen ze de doorstroming van patiënten en veroorzaken ze knelpunten, vooral tijdens piekuren.

Hier begint het gesprek te verschuiven van infectiepreventie naar patiëntenstroom.

Kwantificeer de impact met behulp van ROI-calculators

Zodra de workflow duidelijk is, doen de cijfers het werk voor u.

Met behulp van de UV Smart D45/D60 kosten- en ROI-calculators kunt u uw eigen afdeling modelleren en het volgende laten zien:

· Aantal vrijgekomen uren per jaar

· Capaciteit van voltijdse werknemers teruggewonnen

· Vermindering van de druk om overuren te maken

· Aanzienlijke besparingen op chemicaliën, doekjes, water en onderhoud

· Geschatte terugverdientijd

Financiële teams reageren op tijdgebonden ROI en realistische aannames. Deze rekenmachines zijn speciaal ontwikkeld ter ondersteuning van interne discussies, niet om marketingclaims te ondersteunen.

Voor veel ziekenhuizen is dit het moment waarop UV-C verandert van een 'leuk idee' naar 'waarom doen we dit nog steeds handmatig?'.

Breid de businesscase uit tot meer dan alleen personeelsvoorziening

Personeelsbezetting is vaak het uitgangspunt, maar het zou niet het enige argument moeten zijn.

Betere doorstroming van patiënten

· Snellere doorlooptijd van sondes en scopes

· Minder vertragingen of verplaatste examens

· Minder wachttijd tussen patiënten

Verbeterde beschikbaarheid ondersteunt rechtstreeks de doorvoer, het gebruik en de patiënttevredenheid, statistieken die het management al bijhoudt.

Minder schade aan apparaten en minder herstelwerkzaamheden

Niet-UV-C-herverwerkingsmethoden verhogen het risico op:

· Degradatie van het oppervlak van de sonde

· Schade aan connector

· Voortijdige reparaties of vervangingen

Geautomatiseerde UV-C elimineert herhaalde blootstelling aan chemicaliën en overmatig gebruik, waardoor de levensduur van het apparaat wordt verlengd en onvoorziene kosten worden verminderd.

Lager operationeel risico

Handmatige processen zorgen voor variabiliteit:

· Verschillende technieken

· Verschillende verblijftijden

· Tekortkomingen in de documentatie

Gevalideerde, geautomatiseerde UV-C helpt bij het standaardiseren van resultaten, waardoor het auditrisico en de blootstelling aan nalevingsrisico's worden verminderd.

5. Pas de boodschap aan elke beslisser aan

Artsen hebben niet één bewijs nodig, maar het juiste bewijs voor de juiste doelgroep.

Wat te zeggen tegen Infectiepreventie (IPC)

· Consistente, gevalideerde hoogwaardige desinfectie

· Minder menselijke variabiliteit ten opzichte van handmatige processen

· Betere voorbereiding op audits en betere traceerbaarheid

· Ondersteuning voor MDR-naleving en beleidsafstemming

Bericht: Dit verbetert de betrouwbaarheid en vermindert het risico, zonder afbreuk te doen aan de veiligheid.

Wat te zeggen tegen Financiën

· Meetbare ROI op basis van uw eigen volumes

· Minder overuren en verborgen arbeidskosten

· Lagere uitgaven voor chemicaliën, doekjes, water en reparaties

· Voorspelbare terugverdientijd

Bericht: Dit is een investering in operationele efficiëntie met verdedigbare cijfers.

Wat te zeggen tegen het management van de afdeling operaties/verpleging

· Snellere doorlooptijden

· Minder knelpunten in de workflow

· Minder taakwisselingen en minder haast

· Meer voorspelbare diensten

Bericht: Dit zorgt voor stabiliteit in de dagelijkse werkzaamheden en vermindert burn-out.

Wat te zeggen tegen biomedische/klinische techniek

· Minder blootstelling aan chemicaliën voor gevoelige apparaten

· Minder reparaties in verband met hantering of slijtage

· Vereenvoudigde onderhoudsplanning

· Duidelijke validatie en documentatie

Bericht: Dit beschermt activa en vermindert de werklast stroomafwaarts.

Wat te zeggen tegen duurzaamheids-/ESG-teams

· Duizenden kWh bespaard per jaar

· Duizenden liters water verwijderd

· Meer dan 8.600 kg CO₂ per jaar vermeden

Bericht: Dit ondersteunt de duurzaamheidsdoelstellingen van ziekenhuizen zonder afbreuk te doen aan de zorg.

Maak het menselijk

Breng het uiteindelijk terug naar de mensen.

Door repetitieve, handmatige desinfectietaken en lange doorlooptijden te elimineren, verhoogt u niet alleen de efficiëntie, maar biedt u zorgverleners ook:

· Meer tijd voor patiënten

· Minder achterstanden aan het einde van de dienst

· Meer voorspelbare werkdagen

· Een tastbare vermindering van dagelijkse wrijving

In een gespannen werkomgeving is dat belangrijk.

De conclusie

Wanneer UV-C alleen wordt gezien als een maatregel ter bestrijding van infecties, concurreert het met tientallen andere prioriteiten.

Wanneer het wordt gepresenteerd als een strategie voor personeelsbeleid, doorstroming en risicobeperking, ondersteund door echte gegevens en afgestemd op elke besluitvormer, wordt het veel moeilijker om het af te wijzen.

Clinici hoeven geen verkopers te zijn om dat gesprek te beginnen.
Ze hebben alleen de juiste bewijzen nodig.

Als u hulp nodig heeft bij het berekenen van uw eigen cijfers of bij het voorbereiden van interne discussies met behulp van de D60, dan staat UV Smart u graag bij.

Of bekijk zelf de D60 of D45 in actie, GRATIS.

‍